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Privacy PolicyPolítica de Privacidad

Last updated: March 2026

1. Data Controller

The data controller responsible for your personal data is URDACH, S.L. (operating as “Salvux”), with registered address in Spain.

For data protection inquiries, contact our Privacy Officer at [email protected].

2. Data We Collect

When you use the Salvux platform or visit our website, we collect and process the following categories of personal data:

2.1 Account and Identity Data

  • Full name, email address, and role/position
  • Company name and affiliation
  • Account credentials (password stored as a secure hash — we never store plaintext passwords)
  • Login activity and session data

2.2 Worker Profile Data

When entered by your employer or contractor organization through the platform:

  • First name, last name, and job title
  • National identity document number (DNI/NIE or equivalent)
  • Company assignment and external identifiers
  • Professional certifications (type, issuer, validity dates)

2.3 Health-Related Data (Special Category)

Salvux processes the following health-related data, classified as special category data under GDPR Article 9:

  • Medical fitness status (fit, fit with restrictions, not fit, expired)
  • Medical restriction notes
  • Assessment dates and assessor identity

2.4 Permit and Operational Data

  • Permit-to-work records (type, status, timeline, approvals)
  • Checklist completion data and measurements
  • Evidence files (photographs, PDF documents) with integrity hashes
  • Digital signatures (signer name, role, timestamp, and signature image)

2.5 Emergency and Incident Data

  • Emergency session records (type, severity, status)
  • Triage questionnaire responses
  • Geolocation data (latitude/longitude) — collected only during emergency session activation for the purpose of locating nearby medical centers
  • Incident reports (severity, description, resolution)

2.6 Technical and Usage Data

  • Audit logs of all platform actions (actor, action, timestamp, entity affected)
  • Browser type, device information, and IP address
  • Session cookies for authentication

3. Legal Basis for Processing

We process your personal data based on the following legal grounds under GDPR Article 6:

  • Performance of a contract (Art. 6(1)(b)) — to provide the Salvux platform services as agreed with your employer or organization
  • Legitimate interests (Art. 6(1)(f)) — to maintain platform security, prevent fraud, improve our services, and generate anonymized analytics
  • Legal obligation (Art. 6(1)(c)) — to comply with occupational safety regulations, audit requirements, and data protection laws
  • Vital interests (Art. 6(1)(d)) — for emergency session geolocation and triage, where necessary to protect the life or physical safety of workers

For health-related data (medical fitness records), we rely on GDPR Article 9(2)(b) — processing necessary for the purposes of carrying out obligations in the field of employment and occupational health, as required by Spanish occupational risk prevention law (LPRL, Ley 31/1995, Article 22).

4. How We Use Your Data

We use personal data exclusively for the following purposes:

  • Providing and operating the Salvux permit-to-work management platform
  • Managing user accounts, authentication, and access control
  • Enforcing permit activation requirements (checklists, evidence, measurements, signatures)
  • Facilitating emergency response (triage, PAS guides, medical center location)
  • Generating safety analytics and compliance reports
  • Maintaining audit trails for regulatory compliance
  • Communicating service updates and security notifications
  • Improving platform performance and reliability

Geolocation data is collected only during emergency sessions for the sole purpose of locating nearby medical centers. It is never used for worker tracking, attendance monitoring, or performance evaluation.

5. Data Retention

We retain personal data only as long as necessary for the purposes described above, subject to the following guidelines:

  • Account data: retained while the account is active and for 12 months after deactivation
  • Permit and safety records: retained for a minimum of 5 years after closure, as required by Spanish occupational safety regulations
  • Medical fitness records: retained in accordance with applicable Spanish labor law requirements
  • Emergency session data: retained for a minimum of 5 years for incident investigation purposes
  • Audit logs: retained for 5 years for regulatory compliance and forensic purposes
  • Evidence files: retained for the lifetime of the associated permit record plus the applicable retention period

6. Data Sharing and Sub-Processors

We do not sell your personal data. We may share data with the following categories of recipients:

  • Cloud infrastructure providers — for hosting the platform and storing data (subject to data processing agreements)
  • Object storage providers — for secure storage of evidence files and documents
  • Your employer or contracting organization — as the data controller who engaged Salvux to process worker data on their behalf

All sub-processors are bound by data processing agreements that require equivalent data protection standards. A current list of sub-processors is available upon request at [email protected].

7. International Data Transfers

We aim to process and store all personal data within the European Economic Area (EEA). If any sub-processor requires data transfer outside the EEA, we ensure appropriate safeguards are in place, including EU Standard Contractual Clauses (SCCs) or equivalent mechanisms recognized under GDPR Chapter V.

8. Data Security

We implement technical and organizational measures aligned with ISO 27001 to protect your data, including:

  • Encryption of data in transit (TLS) and at rest
  • Passwords stored using bcrypt hashing (never in plaintext)
  • SHA-256 integrity hashing for evidence files
  • Multi-tenant data isolation at the application and database layer
  • Role-based access control (RBAC)
  • Rate limiting and security headers (CSP, CORS, Helmet)
  • Transactional audit logging of all data operations
  • Regular backups with point-in-time recovery capability

9. Your Rights

Under the GDPR and Spanish LOPDGDD, you have the following rights:

  • Right of access (Art. 15) — request a copy of your personal data
  • Right to rectification (Art. 16) — correct inaccurate or incomplete data
  • Right to erasure (Art. 17) — request deletion of your data, subject to legal retention obligations
  • Right to restrict processing (Art. 18) — limit how we use your data
  • Right to data portability (Art. 20) — receive your data in a structured, machine-readable format
  • Right to object (Art. 21) — object to processing based on legitimate interests
  • Right to withdraw consent (Art. 7(3)) — where processing is based on consent

To exercise any of these rights, contact us at [email protected]. We will respond within 30 days.

If your data was entered by your employer: your employer is the data controller and is responsible for informing you about the processing. Please contact your employer in the first instance, or contact us directly and we will coordinate with them.

You also have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (AEPD) at www.aepd.es.

10. Automated Decision-Making

The Salvux platform includes a deterministic triage engine that classifies emergency severity based on structured questionnaire responses. This classification is used as a prioritization tool only and does not produce legal or similarly significant effects. No decisions are made solely by automated processing without human oversight. All safety-critical decisions require human confirmation.

11. Cookies

Our marketing website uses minimal cookies for language preferences only (strictly necessary — no consent required). The Salvux application uses session cookies necessary for authentication and security (also strictly necessary). We do not use analytics, advertising, or tracking cookies.

12. Children

Salvux is a workplace safety platform not intended for use by individuals under 16 years of age. We do not knowingly collect data from children.

13. Changes to This Policy

We may update this privacy policy from time to time. We will notify active subscribers of material changes via email at least 30 days in advance. The updated policy will be posted on this page with a revised date.

14. Contact

For privacy-related inquiries or to exercise your rights:

Última actualización: Marzo 2026

1. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es URDACH, S.L. (que opera como “Salvux”), con domicilio social en España.

Para consultas sobre protección de datos, contacte con nuestro Delegado de Privacidad en [email protected].

2. Datos que Recopilamos

Cuando utiliza la plataforma Salvux o visita nuestro sitio web, recopilamos y tratamos las siguientes categorías de datos personales:

2.1 Datos de Cuenta e Identidad

  • Nombre completo, dirección de correo electrónico y cargo
  • Nombre de la empresa y afiliación
  • Credenciales de cuenta (contraseña almacenada como hash seguro — nunca almacenamos contraseñas en texto plano)
  • Actividad de inicio de sesión y datos de sesión

2.2 Datos de Perfil de Trabajador

Cuando son introducidos por su empleador u organización contratista a través de la plataforma:

  • Nombre, apellidos y puesto de trabajo
  • Número de documento de identidad (DNI/NIE o equivalente)
  • Asignación de empresa e identificadores externos
  • Certificaciones profesionales (tipo, emisor, fechas de validez)

2.3 Datos de Salud (Categoría Especial)

Salvux trata los siguientes datos relativos a la salud, clasificados como datos de categoría especial según el artículo 9 del RGPD:

  • Estado de aptitud médica (apto, apto con restricciones, no apto, caducado)
  • Notas de restricciones médicas
  • Fechas de evaluación e identidad del evaluador

2.4 Datos Operativos y de Permisos

  • Registros de permisos de trabajo (tipo, estado, cronología, aprobaciones)
  • Datos de cumplimiento de listas de verificación y mediciones
  • Archivos de evidencia (fotografías, documentos PDF) con hashes de integridad
  • Firmas digitales (nombre del firmante, rol, fecha/hora e imagen de firma)

2.5 Datos de Emergencia e Incidentes

  • Registros de sesiones de emergencia (tipo, severidad, estado)
  • Respuestas a cuestionarios de triaje
  • Datos de geolocalización (latitud/longitud) — recogidos únicamente durante la activación de sesiones de emergencia con el fin de localizar centros médicos cercanos
  • Informes de incidentes (severidad, descripción, resolución)

2.6 Datos Técnicos y de Uso

  • Registros de auditoría de todas las acciones en la plataforma (actor, acción, fecha/hora, entidad afectada)
  • Tipo de navegador, información del dispositivo y dirección IP
  • Cookies de sesión para autenticación

3. Base Legal del Tratamiento

Tratamos sus datos personales en base a los siguientes fundamentos legales del artículo 6 del RGPD:

  • Ejecución de un contrato (Art. 6(1)(b)) — para prestar los servicios de la plataforma Salvux según lo acordado con su empleador u organización
  • Intereses legítimos (Art. 6(1)(f)) — para mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes, mejorar nuestros servicios y generar analíticas anonimizadas
  • Obligación legal (Art. 6(1)(c)) — para cumplir con las normativas de seguridad laboral, requisitos de auditoría y leyes de protección de datos
  • Intereses vitales (Art. 6(1)(d)) — para la geolocalización y triaje en sesiones de emergencia, cuando sea necesario para proteger la vida o integridad física de los trabajadores

Para los datos de salud (registros de aptitud médica), nos basamos en el artículo 9(2)(b) del RGPD — tratamiento necesario para el cumplimiento de obligaciones en el ámbito del derecho laboral y la salud ocupacional, según lo establecido por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL, Ley 31/1995, Artículo 22).

4. Cómo Usamos sus Datos

Utilizamos los datos personales exclusivamente para las siguientes finalidades:

  • Proporcionar y operar la plataforma de gestión de permisos de trabajo Salvux
  • Gestionar cuentas de usuario, autenticación y control de acceso
  • Aplicar los requisitos de activación de permisos (listas de verificación, evidencias, mediciones, firmas)
  • Facilitar la respuesta de emergencia (triaje, guías PAS, localización de centros médicos)
  • Generar analíticas de seguridad e informes de cumplimiento
  • Mantener registros de auditoría para el cumplimiento normativo
  • Comunicar actualizaciones del servicio y notificaciones de seguridad
  • Mejorar el rendimiento y la fiabilidad de la plataforma

Los datos de geolocalización se recogen únicamente durante las sesiones de emergencia con el único fin de localizar centros médicos cercanos. Nunca se utilizan para el seguimiento de trabajadores, control de asistencia ni evaluación del rendimiento.

5. Retención de Datos

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para las finalidades descritas, sujeto a las siguientes directrices:

  • Datos de cuenta: conservados mientras la cuenta esté activa y durante 12 meses tras la desactivación
  • Registros de permisos y seguridad: conservados un mínimo de 5 años tras su cierre, según lo exigido por la normativa española de seguridad laboral
  • Registros de aptitud médica: conservados de acuerdo con los requisitos aplicables de la legislación laboral española
  • Datos de sesiones de emergencia: conservados un mínimo de 5 años para fines de investigación de incidentes
  • Registros de auditoría: conservados durante 5 años para cumplimiento normativo y fines forenses
  • Archivos de evidencia: conservados durante la vida del registro de permiso asociado más el período de retención aplicable

6. Compartición de Datos y Subencargados

No vendemos sus datos personales. Podemos compartir datos con las siguientes categorías de destinatarios:

  • Proveedores de infraestructura cloud — para alojar la plataforma y almacenar datos (sujeto a acuerdos de tratamiento de datos)
  • Proveedores de almacenamiento de objetos — para el almacenamiento seguro de archivos de evidencia y documentos
  • Su empleador u organización contratista — como responsable del tratamiento que ha contratado a Salvux para tratar datos de trabajadores en su nombre

Todos los subencargados están vinculados por acuerdos de tratamiento de datos que exigen estándares equivalentes de protección. Una lista actualizada de subencargados está disponible previa solicitud en [email protected].

7. Transferencias Internacionales de Datos

Nuestro objetivo es tratar y almacenar todos los datos personales dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). Si algún subencargado requiere la transferencia de datos fuera del EEE, garantizamos que existen las salvaguardas adecuadas, incluyendo Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) de la UE u otros mecanismos equivalentes reconocidos en el Capítulo V del RGPD.

8. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas alineadas con ISO 27001 para proteger sus datos, incluyendo:

  • Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo
  • Contraseñas almacenadas mediante hashing bcrypt (nunca en texto plano)
  • Hashing de integridad SHA-256 para archivos de evidencia
  • Aislamiento de datos multi-inquilino a nivel de aplicación y base de datos
  • Control de acceso basado en roles (RBAC)
  • Limitación de tasa y cabeceras de seguridad (CSP, CORS, Helmet)
  • Registro de auditoría transaccional de todas las operaciones de datos
  • Copias de seguridad regulares con capacidad de recuperación a un punto en el tiempo

9. Sus Derechos

En virtud del RGPD y la LOPDGDD española, usted tiene los siguientes derechos:

  • Derecho de acceso (Art. 15) — solicitar una copia de sus datos personales
  • Derecho de rectificación (Art. 16) — corregir datos inexactos o incompletos
  • Derecho de supresión (Art. 17) — solicitar la eliminación de sus datos, sujeto a obligaciones legales de retención
  • Derecho a la limitación del tratamiento (Art. 18) — limitar el uso que hacemos de sus datos
  • Derecho a la portabilidad (Art. 20) — recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina
  • Derecho de oposición (Art. 21) — oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos
  • Derecho a retirar el consentimiento (Art. 7(3)) — cuando el tratamiento se base en el consentimiento

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en [email protected]. Responderemos en un plazo de 30 días.

Si sus datos fueron introducidos por su empleador: su empleador es el responsable del tratamiento y es quien debe informarle sobre el tratamiento. Contacte primero con su empleador, o contacte directamente con nosotros y nos coordinaremos con ellos.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es.

10. Decisiones Automatizadas

La plataforma Salvux incluye un motor de triaje determinista que clasifica la severidad de emergencias basándose en respuestas estructuradas a cuestionarios. Esta clasificación se utiliza únicamente como herramienta de priorización y no produce efectos jurídicos ni igualmente significativos. Ninguna decisión se toma únicamente mediante tratamiento automatizado sin supervisión humana. Todas las decisiones críticas de seguridad requieren confirmación humana.

11. Cookies

Nuestro sitio web de marketing usa cookies mínimas solo para preferencias de idioma (estrictamente necesarias — no requieren consentimiento). La aplicación Salvux usa cookies de sesión necesarias para autenticación y seguridad (también estrictamente necesarias). No utilizamos cookies de analítica, publicidad ni seguimiento.

12. Menores

Salvux es una plataforma de seguridad laboral no destinada al uso por personas menores de 16 años. No recopilamos datos de menores de forma intencionada.

13. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta política de privacidad periódicamente. Notificaremos a los suscriptores activos de cambios materiales por correo electrónico con al menos 30 días de antelación. La política actualizada se publicará en esta página con fecha revisada.

14. Contacto

Para consultas de privacidad o para ejercer sus derechos: